Apertura de Caja y Cobranza
El módulo de caja y cobranza permite gestionar los ingresos de la institución de manera ordenada, emitiendo los comprobantes correspondientes por cada transacción.
1. Apertura de Caja
Para poder registrar cobros, es requisito indispensable que la caja del usuario se encuentre abierta. Si al ingresar al módulo la caja está cerrada, el sistema le solicitará iniciarla:
- Seleccione el Punto de Trabajo o Cobro asignado.
- Ingrese el monto de Efectivo en caja (cambio inicial) con el que cuenta al momento de la apertura.
- Haga clic en "Iniciar Caja" para habilitar el panel de cobranzas.
2. Proceso de Cobro
Una vez dentro de la caja activa, siga estos pasos para registrar un pago:
- Búsqueda: Utilice el buscador para localizar al estudiante al que se le desea cobrar.
- Selección de Aranceles: El sistema mostrará la grilla de pagos pendientes del estudiante. Marque las casillas de los conceptos o aranceles que se van a abonar.
- Monto a Imputar: Puede cobrar el total del arancel o modificar el valor para registrar un pago parcial, indicando exactamente cuánto dinero se está entregando.
- Medio de Pago: Seleccione la forma en que se realizará el pago (ej. Efectivo) y agregue observaciones si lo considera necesario.
- Procesar Pago: Haga clic en "Procesar Pago" y confirme la operación para que el sistema registre la transacción y genere el comprobante.
3. Gestión del Comprobante
Al finalizar exitosamente el cobro, el sistema le ofrecerá tres opciones para entregar el comprobante al responsable:
- Enviar por WhatsApp: Si el usuario tiene vinculado su WhatsApp Personal, podrá enviar el comprobante en formato PDF directamente a un número registrado o ingresando uno nuevo.
- Descargar: Guarda el comprobante en formato PDF en su computadora.
- Imprimir: Abre el cuadro de diálogo para imprimir el recibo físicamente.
Video Tutorial: Apertura de Caja y Emisión de Comprobante
Notas de Débito, Crédito y Estado de Cuenta
Dentro del panel de cobranza de cada estudiante, en la sección inferior derecha denominada "Operaciones Extra", el sistema permite gestionar cargos adicionales, bonificaciones y consultar el historial completo de la cuenta.
Notas de Débito (Cargos)
Se utilizan para sumar una nueva deuda o cargo a la cuenta del estudiante (por ejemplo, materiales didácticos extra, certificaciones, etc.).
- Haga clic en "+ Nota de Débito (Cargo)".
- Seleccione el Ciclo Lectivo y el concepto o arancel a cargar.
- Ingrese el monto a debitar y, de forma opcional, escriba un comentario o motivo.
- Confirme la operación. El nuevo cargo aparecerá automáticamente en la grilla de pagos pendientes, actualizando la deuda total.
Notas de Crédito (Descuentos / Bonificaciones)
Se utilizan para aplicar un descuento o bonificar de manera parcial o total un arancel que el estudiante adeuda.
- Haga clic en "- Nota de Crédito (Desc.)".
- Seleccione el arancel pendiente sobre el cual desea aplicar el descuento de la lista desplegable.
- Ingrese el monto a acreditar. El sistema le indicará el monto máximo permitido para que no exceda el total del ítem seleccionado.
- Confirme la operación. El saldo de la deuda se ajustará restando el valor bonificado.
Estado de Cuenta
Para auditar todos los movimientos de un estudiante, haga clic en el botón "Ver Estado de Cuenta". Se abrirá una ventana detallada con el historial completo de la cuenta corriente, organizado por concepto/arancel. Allí podrá visualizar de forma clara todos los cargos originales, los pagos realizados, los créditos aplicados y el saldo final adeudado para cada ítem.
Video Tutorial: Notas y Estado de Cuenta
Movimientos Manuales de Caja (Ingresos y Egresos)
Además del cobro de aranceles a estudiantes, la caja permite registrar movimientos manuales de dinero. Esto es útil para asentar ingresos extraordinarios o egresos, como el pago a proveedores o el retiro de efectivo para gastos corrientes.
Registrar un Nuevo Movimiento
- Con la caja abierta, diríjase al panel lateral derecho titulado "Resumen de Caja" y haga clic en el botón amarillo "+ Nuevo Movimiento".
- En la ventana emergente, seleccione en la parte superior el tipo de operación: Ingreso (suma dinero a la caja) o Egreso (resta dinero de la caja).
- Complete los datos del movimiento:
- Tipo y Número de Comprobante: Seleccione el documento de respaldo (Recibo, Factura, etc.) y digite su número.
- Monto y Forma de Pago: Ingrese el valor exacto y seleccione el medio por el cual se realiza el movimiento (por ejemplo, Efectivo).
- Proveedor / Persona: Si corresponde, puede vincular la transacción a un proveedor o persona específica registrada en el sistema.
- Detalle / Concepto: Escriba una descripción clara para justificar el movimiento (ej. "Gastos de mercadería", "Efectivo para sueldos").
- Haga clic en "Guardar Movimiento" y confirme la operación.
Impacto en la Caja
Una vez guardado, el sistema actualizará automáticamente los valores en el Resumen de Caja. El ítem "Mov. Manuales (Neto)" mostrará el detalle de cuánto dinero ingresó y egresó por esta vía, ajustando en tiempo real los valores de Total del Día y Efectivo en Caja.
Video Tutorial: Registro de Ingresos y Egresos
Verificación de Movimientos y Cierre de Caja
Antes de finalizar la jornada o el turno de trabajo, el sistema permite auditar todas las operaciones registradas y emitir un informe formal de cierre.
Verificación y Detalle de Movimientos
Para controlar los registros sin cerrar la caja:
- Diríjase al panel lateral "Resumen de Caja" y haga clic en el botón "Detalle" (ubicado en la parte inferior).
- Se desplegará una ventana con el desglose completo de la jornada, dividido en:
- Servicio Educativo: Cobros realizados a estudiantes.
- Movimientos de Caja: Ingresos y egresos manuales registrados.
- Acumulado por Medios de Pago: Subtotales filtrados por la forma de pago utilizada (ej. Efectivo).
- Esta vista permite verificar que los montos en el sistema coincidan con el dinero físico y los comprobantes antes del cierre.
Cierre de Caja e Informe
Una vez verificados los importes, se procede al cierre definitivo:
- En el panel "Resumen de Caja", haga clic en el botón rojo "Cierre de Caja".
- El sistema presentará opciones para la emisión del comprobante: "Generar y Descargar PDF" o "Generar y Enviar por WhatsApp".
- Al seleccionar una opción, la caja se cerrará y se generará el Informe de Caja.
Video Tutorial: Verificación y Cierre de Caja
Historial y Reimpresión de Cajas
El sistema proporciona un acceso directo al historial completo de las cajas operadas exclusivamente por el usuario activo. Esta función permite regularizar turnos anteriores y auditar información pasada.
Acceso al Historial
- En el panel lateral derecho de la pantalla de cobranza, debajo del botón de cierre de caja, haga clic en "Historial de Cajas".
- El sistema desplegará una ventana con el listado de todas sus cajas, mostrando la fecha de apertura, la fecha de cierre y el estado actual (Abierta o Cerrada).
Cierre de Cajas Pendientes
Si una caja no fue cerrada en el día correspondiente, es posible finalizarla desde este panel.
- Identifique en el listado la caja que figura con el estado "ABIERTA".
- Haga clic en el botón de acción rojo ubicado a la derecha de ese registro para procesar el cierre y emitir el informe correspondiente.
Reimpresión de Informes Anteriores
Para obtener nuevamente el comprobante de una caja ya finalizada:
- Localice en el historial la caja requerida que se encuentre en estado "CERRADA".
- Haga clic en el botón "PDF".
- El sistema generará el informe detallado en pantalla con los totales y movimientos de esa fecha, habilitando las opciones para su descarga o impresión.
Video Tutorial: Historial y Cierre de Cajas Anteriores
Otra forma de obtener el mismo resultado es consultando el registro histórico de las cajas operadas por el usuario actual, pero desde Infores.
Consulta y Reimpresión
- En el menú lateral, diríjase a Administración, ingrese a "Listados e Informes" y seleccione "Historial de Cajas".
- El sistema mostrará una tabla con sus cajas pasadas, detallando el número de ID, fecha y hora de apertura, fecha y hora de cierre, y el estado.
- Para ver el detalle de los movimientos o volver a imprimir el reporte, haga clic en el botón "VER PDF" correspondiente a la caja que desea consultar.
- Se generará el documento en formato PDF con el resumen exacto de ingresos, egresos y totales de esa sesión.
Video Tutorial: Historial de Cajas
Autorizaciones de Matriculación
El sistema cuenta con un módulo de control para aquellas matrículas que no se procesan de forma directa por requerir permisos especiales, como los cursos que exigen la presentación obligatoria de una garantía[cite: 1].
Acceso y Procesamiento de Solicitudes
- Notificación: Cuando se genera una solicitud que requiere aprobación, el sistema lo notifica en la pantalla principal (Inicio) a través de la tarjeta roja de "Autorizaciones" y en el panel central de "Autorizaciones Pendientes"[cite: 1].
- Ingreso al Módulo: Haga clic en "Acceder" en la tarjeta correspondiente para ingresar a la pantalla de Gestión de Autorizaciones[cite: 1].
- Revisión: El sistema mostrará un listado con las solicitudes pendientes, detallando la fecha, el solicitante y la descripción del requerimiento (ej. Curso requiere Garantía)[cite: 1].
- Acción: En la columna de acciones, utilice el botón verde (tilde) para Aprobar la solicitud o el botón rojo (cruz) para Descartarla[cite: 1].
- Confirmación: Al aprobar, el sistema solicitará confirmación advirtiendo que la matrícula se hará efectiva[cite: 1]. Una vez aceptado, la matrícula queda procesada y generada con éxito en el legajo del estudiante[cite: 1].
Historial de Autorizaciones
Para auditar las acciones realizadas previamente, puede consultar el historial completo[cite: 1]:
- En la pantalla de Gestión de Autorizaciones, despliegue el filtro ubicado en la parte superior izquierda que por defecto muestra las "Pendientes"[cite: 1].
- Seleccione "Todos los Estados" (o estados específicos como Procesadas o Descartadas)[cite: 1].
- El sistema listará el registro histórico de todas las solicitudes, indicando su estado final de resolución[cite: 1].
Video Tutorial: Gestión de Autorizaciones
Reporte y Gestión de Morosidad
Este módulo permite monitorear el estado de deuda de los estudiantes, analizar la morosidad a nivel institucional o por curso, y generar reportes y notificaciones.
Acceso y Panel General
- En el menú lateral, diríjase a la sección Administración y haga clic en "Listados e Informes".
- Seleccione la opción "Morosidad".
- El sistema desplegará un panel principal con los indicadores totales de deuda vencida y cantidad de alumnos con atrasos. Debajo, se presenta el detalle distribuido por Nivel Educativo y Curso.
Detalle por Curso y Gestión Individual
- Al hacer clic en un curso específico, accederá al listado de alumnos deudores pertenecientes a esa división.
- Detalle de la deuda: Desplegando el registro de cada estudiante, podrá ver la composición exacta de los conceptos adeudados.
- Acciones individuales: Desde los botones de acción del estudiante, puede generar un documento PDF con su notificación de deuda o enviarla directamente por WhatsApp.
Generación de Informes del Curso
En la parte inferior de la pantalla de detalle del curso, encontrará un menú desplegable para emitir reportes consolidados o masivos. Las opciones disponibles son:
- Listado simple: Genera un reporte PDF con la nómina de alumnos en mora, mostrando el monto total adeudado por cada uno y la sumatoria general del curso.
- Listado extendido: Genera un reporte similar al anterior, pero detalla la composición específica de la deuda de cada estudiante (cuotas, meses, materiales, etc.).
- Notificación de deuda a los alumnos: Genera un único archivo PDF que compila todas las notificaciones individuales de los estudiantes del curso, agilizando su impresión o distribución.
Video Tutorial: Gestión de Morosidad
Índice de Morosidad
Esta herramienta permite realizar un análisis financiero profundo, comparando el volumen monetario devengado (facturado) contra el efectivamente percibido (cobrado), para obtener el porcentaje real de morosidad institucional.
1. Filtros de Cálculo
- En el menú lateral, acceda a Administración, luego a "Listados e Informes" y seleccione "Índice de Morosidad".
- Ciclo Lectivo: Seleccione el período a analizar.
- Conceptos a contemplar: Seleccione qué aranceles específicos desea incluir en el informe (ej. solo las cuotas de marzo a mayo). Puede utilizar los botones "Marcar Todos" o "Desmarcar Todos" para agilizar la selección.
- Haga clic en "Visualizar índice de morosidad".
2. Análisis y Visualización de Datos
El panel de resultados presenta la información financiera estructurada en diferentes niveles de detalle, navegables a través de pestañas:
- Indicadores Globales: Muestra los totales de Devengado, Percibido, Deuda (diferencia) y el porcentaje de Morosidad Global de la selección.
- Pestaña Niveles: Desglosa los indicadores financieros agrupados por nivel educativo (Inicial, Pre Inicial, Primario, Secundario). Incluye gráficos institucionales de porcentaje y volumen monetario.
- Pestaña Cursos: Permite visualizar el detalle exacto de devengado, percibido y morosidad de cada división o curso específico.
- Pestaña Conceptos: Agrupa la deuda según el ítem facturado (ej. Cuota 01, Cuota 02), ideal para identificar qué meses o aranceles presentan mayor atraso.
3. Exportación
En el panel de resultados, dispone de un botón "Exportar PDF" que le permitirá descargar un informe consolidado con todos los datos y tablas visualizadas en pantalla.
Video Tutorial: Índice de Morosidad
Balance General
Este informe proporciona un resumen de los ingresos y egresos de caja, agrupando los movimientos según las cuentas y categorías especificadas durante la operatoria diaria.
- En el menú lateral, acceda a Administración, luego a "Listados e Informes" y seleccione "Balance General".
- El sistema ofrece dos modalidades de visualización a través de las pestañas superiores: Mensual y Anual.
Vista Mensual (Detallada)
- Seleccione el Mes y el Año Fiscal deseado y haga clic en "Generar Balance Mensual".
- Esta vista expone el detalle día por día de las operaciones.
- Cada registro detalla la fecha, el concepto, el número de comprobante, el proveedor (si aplica), la cuenta/categoría contable, y los importes de ingresos o egresos.
- Haga clic en "Exportar PDF (Apaisado)" para descargar la planilla detallada.
Vista Anual (Consolidada)
- Cambie a la pestaña Anual, seleccione el Año Fiscal y haga clic en "Generar Balance Anual".
- Esta vista agrupa la información mes a mes de forma compacta.
- Muestra el total recaudado por "Servicio Educativo", la sumatoria de "Otros Ingresos", el total de "Egresos" y el "Saldo Mensual" resultante.
- En la parte inferior, se totalizan los ingresos y egresos de todo el año, arrojando el Balance Final Anual.
- Haga clic en "Exportar PDF Anual" para obtener el documento resumen.
Video Tutorial: Generación de Balance General
Evolución de Cobranza
Este informe permite analizar el comportamiento de pago a lo largo del tiempo, detallando el ritmo de cancelación de la deuda para cada concepto facturado.
1. Configuración de Parámetros
- En el menú lateral, diríjase a Administración, ingrese a "Listados e Informes" y seleccione "Evolución de Cobranz...".
- Filtros Principales: Establezca el Ciclo Lectivo y la Fecha de Corte deseada.
- Conceptos a analizar: Seleccione las cuotas específicas que desea auditar. Dispone de botones para "Marcar Todos" o "Desmarcar Todos".
- Haga clic en "Generar Reporte".
2. Análisis de Resultados
La información generada se estructura por Nivel Educativo, ofreciendo dos vistas complementarias:
- Matriz de Datos: Presenta una grilla por cada concepto, indicando el Devengado Total. Debajo, desglosa período a período la progresión del porcentaje de cobro ("Percibido") y la reducción del saldo deudor ("Morosidad").
- Análisis Gráfico: Muestra la "Curva de Caída de Morosidad por Cuota", un gráfico de líneas que facilita la interpretación visual de la velocidad de recuperación de cartera.
3. Exportación
- Utilice "Exportar PDF" para obtener un documento de lectura rápida con los resultados y gráficos.
- Utilice "Exportar Excel" si requiere procesar la matriz de datos en una planilla de cálculo.