Control de Portería
Este módulo está diseñado para agilizar el proceso de salida de la institución, permitiendo verificar de forma instantánea si la persona que busca al estudiante está autorizada para retirarlo.
1. Búsqueda en Vivo
- En el menú lateral, seleccione "Portería".
- Utilice el buscador inteligente ingresando el Apellido, Nombre o DNI del alumno.
- El sistema comenzará a mostrar coincidencias automáticamente al tipear al menos dos caracteres. Haga clic en el resultado correcto.
2. Datos del Estudiante
En la columna izquierda verá el perfil resumido del alumno seleccionado:
- Asignación y Matrícula: Se detallará el ciclo lectivo vigente, si su estado es ACTIVO, y el Curso, División y Turno al que asiste.
- Acceso al Legajo: Si su usuario posee permisos administrativos para ver legajos completos, verá un botón amarillo para "Acceder al Legajo". Si su usuario es exclusivamente de portería, este botón se mantendrá oculto por seguridad.
3. Autorizaciones de Retiro
En la columna derecha se desplegarán todos los responsables vinculados al estudiante, unificando sus roles y clasificándolos visualmente de forma estricta:
- Tarjeta Verde (PUEDE RETIRAR): Indica que el familiar tiene habilitado el permiso de retiro.
- Tarjeta Roja (NO AUTORIZADO): Indica que la persona registrada solo tiene vínculo de consulta o responsabilidad de pago, pero no tiene autorización para retirar al estudiante de la institución.
Video Tutorial: Control de Portería
Formas de Acceso al Legajo del Estudiante
El sistema ofrece dos vías directas para acceder al perfil completo (legajo) de un estudiante, permitiendo una consulta rápida desde cualquier parte de la aplicación.
1. Desde el Módulo de Estudiantes
- En el menú lateral, ubique la sección Secretaría y haga clic en "Estudiantes".
- Utilice el buscador central para filtrar por apellido, nombre o DNI.
- Haga clic sobre el nombre del estudiante en la tabla de resultados para ingresar directamente a su legajo.
2. Desde la Búsqueda Global (Barra Superior)
Esta es la forma más rápida, ya que el buscador está siempre visible en la cabecera del sistema, sin importar en qué pantalla se encuentre operando.
- Diríjase a la barra de navegación superior.
- Haga clic en el ícono de la lupa o posicione el cursor directamente en el campo de texto.
- Escriba el nombre, apellido o DNI del estudiante.
- El sistema desplegará automáticamente las coincidencias en tiempo real. Haga clic en el resultado deseado para ir directo a su legajo.
Video Tutorial: Búsqueda y Acceso a Legajos
Legajo del Estudiante (Perfil Completo)
El perfil del estudiante centraliza toda su información administrativa, académica y legal. La pantalla está dividida en dos segmentos principales para facilitar la navegación.
Bloque Superior: Estado y Accesos Rápidos
Presenta información resumida y tarjetas de colores para acceder a los módulos de gestión vinculados al alumno:
- Estado General: Indicadores rápidos sobre la situación de su matrícula (activa, sin matrícula, etc.).
- Entrevistas: Acceso al historial de comunicaciones, donde además se administran las restricciones de matrícula.
- Legal: Espacio destinado a la gestión e inicio de protocolos institucionales asociados al estudiante.
Bloque Inferior: Pestañas de Información Detallada
Navegando por las pestañas inferiores se accede a los datos estructurados del legajo:
- General: Datos personales, de contacto y domicilio del estudiante.
- Grupo Familiar: Información de los responsables legales asignados. Desde aquí se puede acceder al Árbol de Relaciones para visualizar otros estudiantes vinculados a través de los mismos responsables.
- Matrículas: Historial completo de las inscripciones a ciclos lectivos y cursos.
- Documentación: Panel de control para verificar los documentos requeridos que ya fueron presentados y los que aún se encuentran faltantes.
- Otros...: Datos institucionales extra, como el número de legajo, libro matriz y folio donde está registrado el alumno.
- WhatsApp: Historial de las notificaciones enviadas a través de la plataforma.
Video Tutorial: Navegación por el Legajo del Estudiante
Alta de Nuevos Estudiantes
El módulo de estudiantes permite centralizar toda la información del alumnado. El proceso de alta está diseñado para recopilar tanto los datos personales como la vinculación con sus tutores o responsables.
Pasos para el registro de un estudiante:
- Datos Personales y Domicilio: Desde la opción "Nuevo Estudiante", se deben completar los campos obligatorios correspondientes a la información básica del alumno, incluyendo su fecha de nacimiento, tipo y número de documento, y los datos completos de su domicilio actual.
- Vinculación de Responsables: En la sección "Responsables", el sistema exige definir el tipo de representación legal y asociar al menos a un adulto responsable.
- Es posible buscar y seleccionar a un responsable que ya se encuentre registrado en el sistema.
- Si el responsable no existe, se puede realizar el alta completa del mismo desde esta misma pantalla sin perder el progreso del registro del estudiante.
- En ambos casos, es obligatorio definir el vínculo que une al estudiante con dicho responsable (ej. Progenitor, Garante de pago, Autorizado para retiro).
- Documentación y Datos Institucionales: En los paneles finales, se puede marcar qué documentación ha sido entregada y configurar parámetros internos de la institución, como las autorizaciones para la difusión de imágenes.
Una vez guardado, el sistema dirigirá automáticamente al perfil completo del estudiante, desde donde se podrá gestionar su matrícula, historial y otras interacciones.
Video Tutorial: Registro de Estudiantes y Responsables
Edición y Actualización del Legajo
El sistema permite mantener la información del estudiante siempre actualizada. Desde la pantalla de edición, es posible modificar tanto los datos personales como la situación de su documentación y sus vínculos familiares.
Acceso a la Edición
Para modificar los datos, ingrese al perfil del estudiante y haga clic en el botón amarillo "Editar Registro" ubicado en el bloque superior de estado.
Datos que se pueden actualizar:
- Datos Personales y Domicilio: Corrección de errores en el nombre, documento, fecha de nacimiento, o actualización de la dirección y contacto del alumno.
- Responsables y Vínculos:
- Permite agregar nuevos responsables legales o modificar el tipo de representación (ej. de Progenitores Casados a Divorciados).
- Se pueden desvincular responsables anteriores o cambiar el tipo de vínculo que tienen con el estudiante.
- Control de Documentación: Es el espacio destinado para asentar qué documentos ha entregado el alumno. Al marcar las casillas correspondientes (ej. Partida de Nacimiento, DNI), el sistema actualizará automáticamente el panel de documentación indicando los entregados y los faltantes.
- Datos Institucionales: Permite asentar o modificar el número de Libro Matriz, Folio y actualizar las autorizaciones (como la difusión de imágenes).
Una vez realizados los cambios, al presionar "Guardar", el sistema actualizará el legajo y regresará automáticamente a la vista del perfil para verificar la nueva información.
Video Tutorial: Edición de Datos y Documentación
Proceso de Matriculación
Una vez que el estudiante se encuentra registrado en el sistema, se procede a su matriculación en un ciclo lectivo y curso específico.
Pasos para matricular:
- Búsqueda: Desde el listado general de Gestión de Estudiantes, utilice el buscador para localizar al alumno.
- Acceso al Perfil: Haga clic en el estudiante para ingresar a su perfil completo.
- Nueva Matrícula: En la pestaña inferior, seleccione el botón "Nueva Matrícula".
- Selección de Ciclo y Curso: El sistema solicitará elegir el Ciclo Lectivo correspondiente y el Curso al que ingresará el alumno.
Condiciones y Aprobaciones
El sistema verifica automáticamente los requisitos del curso seleccionado:
- Matriculación Directa: Si el curso no posee requisitos adicionales o advertencias, la matriculación se hará efectiva en forma directa al confirmar la operación.
- Matriculación Condicionada (Pendiente de Aprobación): Según el curso elegido, el sistema puede presentar advertencias en pantalla (por ejemplo, si es obligatorio presentar documentación extra o garantes). En estos casos, al confirmar, se generará una solicitud de matriculación. Esta solicitud no impactará de inmediato, sino que quedará pendiente y deberá ser aprobada por los administradores del sistema para hacerse efectiva.
Finalizado el proceso exitoso, el sistema permite visualizar y exportar el comprobante de la matrícula en formato PDF.
Video Tutorial: Proceso de Matriculación
Registro de Entrevistas y Comunicaciones
El sistema permite asentar un registro detallado de las entrevistas o comunicaciones mantenidas con los responsables del estudiante, con la posibilidad de enviar un comprobante oficial directamente por WhatsApp.
Pasos para registrar una entrevista:
- Búsqueda: Localice al estudiante desde el listado general y acceda a su perfil.
- Acceso al módulo: En el panel superior de accesos rápidos del perfil del alumno, haga clic en la tarjeta correspondiente a "Entrevista".
- Nueva Entrevista: Seleccione la opción para crear un nuevo registro.
- Carga de datos:
- Seleccione el Tipo de comunicación (ej. Comunicación telefónica).
- Defina el nivel de Importancia y si la misma restringe o no la matrícula.
- Redacte el detalle de la conversación o el motivo de la entrevista en el cuadro de texto.
- Envío por WhatsApp:
- Active la casilla "Enviar notificación por WhatsApp" en la parte inferior de la ventana.
- Seleccione un destinatario de la lista de contactos vinculados. Si el contacto no existe o desea enviarlo a otro número, seleccione "Ingresar número manual..." y digite el teléfono incluyendo el código de área.
- El sistema preparará automáticamente el mensaje y adjuntará un comprobante en formato PDF.
- Guardar y Verificar: Al hacer clic en "Guardar", el sistema registrará la entrevista y enviará el mensaje. Puede verificar el envío exitoso consultando el historial de mensajes enviados o viendo el detalle de la entrevista generada en el perfil del estudiante.
Video Tutorial: Registro de Entrevista y Envío por WhatsApp
Entrevistas con Restricción de Matrícula
En ciertas ocasiones, una comunicación o entrevista (por ejemplo, por motivos académicos, de conducta o administrativos) puede requerir que se bloquee temporalmente la posibilidad de reinscribir al estudiante. El sistema permite gestionar esto de forma nativa.
Aplicar una Restricción
- Al momento de registrar una nueva entrevista (como se explicó en el paso anterior), el formulario presenta el campo "Restringe Matrícula".
- Si se selecciona la opción "Sí", al guardar la entrevista, el sistema colocará automáticamente una alerta roja en el perfil del estudiante indicando que posee una restricción.
- Consecuencia: Esta acción bloqueará la matriculación directa. El estudiante no podrá ser matriculado en ningún ciclo lectivo hasta que la situación sea regularizada.
Levantar una Restricción
Para que el estudiante pueda volver a tener una matrícula activa en la institución, un usuario autorizado deberá levantar este bloqueo.
- El proceso se realiza desde el mismo panel de alertas del perfil del estudiante.
- Auditoría: Por cuestiones de seguridad y transparencia, el sistema registrará de forma permanente qué usuario levantó la restricción y la fecha y hora exacta en la que lo hizo.
Video Tutorial: Entrevistas con Restricción
Quitar Restricción de Matrícula
Cuando un estudiante posee una restricción activa que bloquea su matriculación, un usuario con los permisos adecuados puede retirarla una vez que la situación haya sido regularizada. Este proceso garantiza la trazabilidad y la auditoría de la acción.
Pasos para retirar la restricción:
- Acceso al historial: Ingrese al perfil del estudiante y abra el historial de entrevistas (haciendo clic en la tarjeta verde de "Entrevista" o en la notificación roja de restricción).
- Identificar la entrevista: Busque en el historial la entrevista específica que generó la restricción (marcada con una etiqueta roja de "Restringe Matrícula").
- Quitar la restricción: Haga clic en el botón de eliminación asociado a esa etiqueta restrictiva. El sistema pedirá confirmación de la acción.
Auditoría del proceso
Al confirmar el retiro de la restricción, el sistema realizará automáticamente dos acciones para mantener el registro histórico:
- Actualización de la entrevista original: Se añadirá un texto en rojo al final de la entrevista original, indicando de forma inalterable la fecha, la hora y el nombre del usuario que retiró la restricción.
- Generación de un nuevo registro: Se creará automáticamente una nueva entrada en el historial de entrevistas del estudiante. Esta nueva entrada detallará que la restricción fue levantada y registrará nuevamente los datos del usuario que ejecutó la acción.
Una vez completado este proceso, el estudiante quedará habilitado para ser matriculado nuevamente.
Video Tutorial: Quitar Restricción de Matrícula
Protocolos de Actuación Legal
Los protocolos de actuación poseen una estricta índole legal. Se activan ante la ocurrencia de situaciones de vulnerabilidad que pueda sufrir un estudiante, según se hayan tipificado previamente en la institución.
Proceso y Funcionamiento
- Inicio del Protocolo: Desde el perfil del estudiante, en el apartado legal, se puede iniciar un nuevo protocolo seleccionando el tipo correspondiente.
- Desarrollo y Carga de Avances: Quien se encuentre trabajando en el caso completará la información requerida en el formulario y podrá hacer clic en "Guardar Avances" tantas veces sea necesario.
- Firma Digital y Seguridad: Para finalizar su intervención, el usuario debe registrar su firma. Por motivos de seguridad (dado que esto puede derivar en derivaciones o pedidos legales), el sistema solicitará el reingreso de la contraseña. Una vez validada, quedará constancia de la firma.
- Seguimiento desde el Legajo: El protocolo se puede reabrir o consultar en cualquier momento ingresando al historial de protocolos dentro del perfil del estudiante.
- Cierre Definitivo: Una vez que el protocolo reúne las firmas requeridas (en este ejemplo, firmado por dos personas, incluyendo a una autoridad institucional), este se completa de forma definitiva, bloqueando futuras modificaciones y resguardando una copia inalterable en el legajo del alumno.
Video Tutorial: Creación, Edición y Firma de Protocolos
Acceso y Seguimiento de Protocolos
Una vez que un protocolo de actuación ha sido iniciado, existen dos vías principales para acceder a él y continuar con su gestión (carga de avances, firma o finalización).
Opción 1: Desde el Legajo del Estudiante
- Ingrese al perfil completo del estudiante.
- En el bloque superior de accesos rápidos, haga clic en la tarjeta correspondiente al área "Legal".
- Se abrirá el historial de protocolos asociados a ese alumno, donde podrá visualizar su estado y seleccionar la opción "Gestionar" para continuar trabajando en el protocolo deseado.
Opción 2: Desde el Menú Principal (Gestión de Protocolos)
- En el menú lateral izquierdo, ubique la sección Secretaría y haga clic en "Protocolos".
- Se desplegará un listado general con todos los protocolos registrados en la institución.
- Puede utilizar el buscador para localizar un protocolo específico por el nombre del estudiante o el documento.
- Haga clic en el botón de edición en la columna de acciones para acceder al protocolo y continuar con su llenado o firma.
Video Tutorial: Acceso a Protocolos de Actuación
Listados e Informes
El sistema cuenta con un módulo específico para la generación de reportes y listados, accesible desde la sección Secretaría > Listados e Informes en el menú lateral[cite: 1].
Tipos de Listados Disponibles
Al ingresar al módulo, se presentarán tarjetas de colores para acceder a diferentes tipos de reportes[cite: 1]:
- Listado de Estudiantes por Curso:
- Permite filtrar por Ciclo Lectivo y Curso específico[cite: 1].
- Ofrece opciones de ordenamiento (ej. por Apellido y Nombre) y la posibilidad de incluir la fotografía del estudiante o aquellos que hayan sido dados de baja[cite: 1].
- El resultado se muestra en pantalla y puede ser exportado a Excel o PDF[cite: 1].
- Matrículas por Curso:
- Genera un resumen cuantitativo filtrando por Ciclo Lectivo, Nivel y Curso[cite: 1].
- Muestra la cantidad total de alumnos matriculados y permite la exportación a PDF[cite: 1].
- Libro Matriz:
- Genera el formato oficial del Libro Matriz seleccionando el Ciclo Lectivo y el Curso[cite: 1].
- Permite personalizar qué datos del estudiante (ej. Tipo y Nro Documento, Domicilio) y del Responsable Principal (ej. Tipo de Vínculo, Teléfono Móvil) se incluirán en el reporte impreso[cite: 1].
- Puede visualizarse en pantalla, exportarse a PDF o Excel[cite: 1].
- Reporte de Entrevistas:
- Permite buscar y filtrar el historial de entrevistas por Nivel, Rango de Fechas (Desde/Hasta) y Usuario Creador[cite: 1].
- El informe detalla la fecha, el estudiante involucrado, el usuario que registró la entrevista, el tipo de comunicación y un resumen del contenido[cite: 1].
- Puede ser exportado a formato PDF[cite: 1].
Video Tutorial: Generación de Listados e Informes
Gestión de Responsables
Este módulo permite administrar de forma centralizada la información de las personas que actúan como responsables legales o familiares de los alumnos.
Altas, Ediciones y Estados
- En el menú lateral, ubique la sección Secretaría y acceda a "Responsables".
- Nuevo Registro: Haga clic en el botón azul "+ Nuevo Registro" para ingresar un responsable, completando sus datos personales, de contacto y domicilio.
- Edición: Utilice el botón amarillo en la columna de acciones del listado para actualizar los datos de un responsable ya cargado.
- Cambio de Estado: Desde la misma pantalla de edición, en la sección "Situación Actual", se puede modificar el estado del responsable (por ejemplo, pasarlo de Activo a Fallecido o Desconocido) según corresponda.