Control y Gestión de Cuentas de Usuarios
Alta de Nuevos Usuarios
Al registrar un nuevo usuario en el sistema, se debe completar su información personal y establecer sus credenciales de acceso iniciales. Es obligatorio seleccionar un Rol (por ejemplo: Dirección, Preceptoría, Secretaría) para determinar sus permisos dentro de la plataforma administrativa.
Edición y Baja Lógica (Cambio de Estado)
El sistema permite actualizar los datos de cualquier cuenta existente. Sin embargo, por razones de auditoría e integridad de la información, los usuarios no se eliminan de la base de datos.
Si una persona deja de pertenecer a la institución o ya no debe tener acceso, se debe modificar su Situación Actual en la pestaña de edición:
- Activo: El usuario puede ingresar y operar normalmente.
- Inactivo (Baja Definitiva) / Suspendido: El sistema bloquea el acceso inmediatamente, impidiendo que el usuario inicie sesión, pero conserva todo el historial de las acciones y registros que haya generado.
Video Tutorial: Alta, Edición y Cambio de Estado
Gestión y Publicación de Anuncios
Esta herramienta permite difundir comunicados internos de forma segmentada o global. Los mensajes creados aquí se mostrarán en la pantalla principal de los usuarios destinatarios.
Creación de un Nuevo Anuncio
- En el menú lateral, diríjase a Sistema y Configuración y haga clic en la tarjeta amarilla de "Anuncios".
- Haga clic en el botón azul "+ Nuevo Anuncio".
- Complete el formulario con la siguiente información:
- Título y Contenido: Escriba el encabezado y el detalle completo del mensaje.
- Fechas de Vigencia: Establezca la fecha y hora de inicio y fin. El anuncio solo será visible durante este período.
- Destinatarios: Seleccione si el anuncio es global (visible para todos) o elija roles específicos (ej. Preceptoría, Docentes) para segmentar la audiencia.
- Haga clic en "Guardar Cambios" para confirmar la publicación.
Visualización del Anuncio
Una vez guardado y dentro del período de vigencia establecido, el sistema publicará automáticamente el mensaje en el panel "Cartelera de Anuncios" ubicado en la pantalla de Inicio. Únicamente los usuarios que posean los roles seleccionados (o todos, si fue global) podrán visualizarlo.
Video Tutorial: Publicación de Anuncios
Puntos de Cobro
Los Puntos de Cobro son registros estructurales fundamentales. Definen los espacios lógicos (como cajas o factureros) donde luego se desarrollará la apertura de caja y la cobranza de la institución.
Gestión de Puntos de Cobro
- En el menú lateral, diríjase a Sistema y Configuración y acceda a la sección "Puntos de Cobro".
- Para crear uno nuevo, haga clic en el botón azul "+ Nuevo Registro".
- En el formulario, complete los parámetros del contador:
- Nombre del Punto / Caja: Una descripción clara (ej. Caja Biblioteca).
- Tipo de Comprobante a Emitir: Seleccione el documento asociado (Facturero, Recibo, Ticket, etc.).
- Número Inicial: Establezca desde qué número comenzará a contar este punto de cobro.
Aviso: En el caso de las Facturas Electrónicas, el valor establecido en el contador inicial no tiene efecto, ya que el número de comprobante definitivo se obtiene automáticamente desde los servidores de ARCA al momento de su generación. - Guarde el registro. El nuevo punto de cobro quedará disponible para que los usuarios asignados puedan iniciar sus cajas desde él.
- Desde el listado principal, también es posible editar puntos existentes o inactivarlos utilizando los botones de acción correspondientes.
Video Tutorial: Puntos de Cobro
Plan de Cuentas
El Plan de Cuentas funciona como un agrupador jerárquico de los movimientos de caja. Su correcta configuración permite organizar los ingresos y egresos, facilitando a futuro la generación de informes agrupados o balances financieros.
Estructura y Organización
- Acceda a la sección "Plan de Cuentas" desde el panel de Sistema y Configuración.
- El sistema presenta las cuentas en un formato de árbol desplegable, permitiendo organizar categorías generales (ej. Servicios de comunicaciones) y subcategorías específicas (ej. Internet, Telefonía).
Administración de Cuentas
- Agregar Subcuenta: Utilice el botón verde con el símbolo "+" junto a una cuenta existente para crear una nueva ramificación dependiente de ella.
- Editar Cuenta: El botón amarillo de edición permite modificar el nombre de la cuenta o cambiar su estado.
- Bajas e Inactivación: Al editar una cuenta, puede cambiar su estado a "Inactivo (Baja)". Si se da de baja una cuenta padre, el sistema ocultará también sus cuentas hijas para mantener la integridad del reporte. Puede alternar la visualización de estas cuentas ocultas utilizando el interruptor "Mostrar Bajas" en la parte superior derecha.
Video Tutorial: Plan de Cuentas
Estructura Académica: Niveles, Cursos y Ciclos
Esta sección permite definir la base estructural de la institución. Estos registros son obligatorios para el posterior funcionamiento de las matriculaciones y la generación de aranceles.
1. Niveles Educativos
Establecen las categorías principales de la enseñanza (ej. Inicial, Primario, Secundario) sobre las cuales se configurarán los aranceles.
- En el menú lateral, acceda a Sistema y Configuración y seleccione "Niveles" (dentro de Estructura de Cursos).
- Haga clic en "+ Nuevo Registro".
- Ingrese el nombre del nivel y determine los límites de cupo por curso (mínimo y máximo de alumnos permitidos).
- Guarde el registro.
2. Cursos
Representan las divisiones reales a las que se asignarán los estudiantes durante la matriculación.
- Desde el panel de configuración, ingrese a "Cursos".
- Haga clic en "+ Nuevo Registro".
- Complete el nombre, división, turno y asocie el curso a uno de los Niveles Educativos creados previamente.
- Indique si el curso Requiere Garantía para la inscripción. Esta opción condicionará el proceso de matriculación, enviando la solicitud al módulo de Autorizaciones si se marca como "Sí".
- Guarde el curso.
3. Ciclos Lectivos
Definen los períodos de trabajo y cobranza de la institución, que generalmente coinciden con los años calendario.
- Ingrese a "Ciclos Lectivos".
- Haga clic en "+ Nuevo Registro".
- Complete la configuración del ciclo:
- Año (Nombre): Identificador del ciclo (ej. 2028).
- Tipo y Estado: Defina si es un ciclo futuro, actual o histórico, y si su estado administrativo está abierto o cerrado.
- Fechas: Establezca el inicio y fin de clases, así como el período habilitado para inscripciones.
- Habilitado para operar: Marque "Sí (Visible)" para que el ciclo aparezca en los selectores del sistema.
- Guarde los cambios.
Video Tutorial: Estructura Académica
Cierre de Ciclo Lectivo
Importante
Esta operación es irreversible y su acceso está restringido únicamente a usuarios con permisos de administración. El sistema realizará copias de seguridad (backups) completos de forma automática inmediatamente antes y después de ejecutar el cierre.Esta herramienta procesa los saldos, compacta las deudas de las matrículas, mueve los movimientos a los registros históricos y cambia el ciclo actual de trabajo del sistema.
Procedimiento de Cierre
- En el menú lateral, ingrese a Sistema y Configuración.
- En la sección "Estructura de Cursos", haga clic en "Ciclos Lectivos".
- Haga clic en el botón rojo superior derecho "Cierre de Ciclo".
- En la pantalla de proceso, el sistema mostrará el Ciclo a CERRAR (el ciclo actualmente abierto).
- En el selector Ciclo que queda como ACTUAL, elija el año lectivo que pasará a ser el vigente para los nuevos cobros y operaciones.
- Haga clic en "Ejecutar Cierre Definitivo".
- Aparecerá una ventana de confirmación advirtiendo que la acción es irreversible. Haga clic en "Sí, ejecutar cierre".
- Aguarde sin cerrar la ventana hasta que el proceso de generación de saldos y movimientos históricos finalice correctamente.
Video Tutorial: Cierre de Ciclo Lectivo
Configuración de Protocolos
Esta herramienta permite definir la estructura, los campos de relevamiento y los requisitos de firma para los protocolos que luego se aplicarán a los estudiantes.
Creación de un Nuevo Protocolo
- En el menú lateral, diríjase a Sistema y Configuración.
- En el panel inferior, ubique la sección "Gabinete" y haga clic en "Protocolos".
- Haga clic en el botón azul "+ Nuevo Protocolo".
- Configuración General:
- Nombre del Protocolo: Identificador claro (ej. N.Secundario - Maltrato doméstico).
- Versión y Firmas: Especifique el número de versión y la cantidad de firmas requeridas para que el protocolo se considere cerrado.
- Detalle / Objetivo: Descripción interna sobre el propósito del documento.
- Puntos del Relevamiento:
- Utilice el botón "+ Agregar Punto" para añadir los campos que deberán completarse al aplicar el protocolo.
- Para cada punto, ingrese la Pregunta / Acción y un texto de ayuda opcional.
- Seleccione el Tipo de Dato esperado (Texto corto, Texto largo, Sí/No, Fecha, etc.).
- Marque la casilla Oblig. si la respuesta es excluyente para poder guardar el formulario.
- Una vez estructurado todo el cuestionario, haga clic en "Guardar Configuración".
Video Tutorial: Configuración de Protocolos
Geografía y Tipos de Becas
Este apartado permite gestionar la base de datos geográfica y establecer las reglas de cálculo para las becas o descuentos institucionales.
1. Geografía (Localidades)
- Desde Sistema y Configuración, ubique la sección "Geografía" y acceda a "Localidades".
- Haga clic en "+ Nuevo Registro".
- Filtre y seleccione el País y la Provincia correspondiente.
- Ingrese el Nombre de la Localidad y su Código Postal.
- Haga clic en "Guardar". El registro se sumará al listado y quedará disponible para buscar o editar.
2. Tipos de Becas
- Desde Sistema y Configuración, en la sección "Tipos de Datos", ingrese a "Tipos de Becas".
- Haga clic en "+ Nuevo Registro".
- Complete la cabecera seleccionando el Ciclo Lectivo, el Nombre de la Beca (ej. Beca 3er hermano) y el Nivel Educativo asociado.
- En "Configuración de Cálculo", defina el comportamiento: elija si el beneficio es un descuento de monto fijo o un descuento porcentual, e ingrese el valor.
- Haga clic en "Guardar Beca".
Video Tutorial: Localidades y Becas
Conceptos Contables y Aranceles
El proceso para establecer las deudas de servicio educativo consta de dos etapas obligatorias: primero se define el Concepto y luego se le asigna un valor creando el Arancel. Estos aranceles son los que posteriormente se imputarán de forma automática a los estudiantes durante su matriculación.
1. Creación de Conceptos
Los conceptos son etiquetas generales que definen el motivo del cobro (ej. "Febrero", "Matrícula", "Materiales").
- En el menú lateral, ingrese a Sistema y Configuración y haga clic en "Conceptos".
- Haga clic en "+ Nuevo Registro" y asígnele un nombre claro y un comportamiento (si es cuota, si aplica a beca, etc.).
- Guarde el concepto.
2. Generación de Aranceles
Una vez creado el concepto, debe transformarlo en una deuda concreta asignándole un precio y un período.
- Vuelva a Sistema y Configuración y haga clic en "Aranceles".
- Haga clic en "+ Nuevo Registro".
- Datos del Arancel:
- Seleccione el Ciclo Lectivo y el Nivel educativo al que aplica.
- Elija el Concepto base creado anteriormente.
- Ingrese el Monto Base que tendrá este arancel.
- Vencimientos:
- Establezca el Vencimiento General de la cuota.
- Si el arancel cuenta con recargos por mora o múltiples fechas de vencimiento, utilice el panel inferior para agregar los vencimientos escalonados con sus respectivos porcentajes o montos de recargo.
- Haga clic en "Guardar Arancel".
Video Tutorial: Gestión de Conceptos y Aranceles
Textos de Notificaciones de Deuda
Este módulo permite configurar el texto exacto que se incluirá en las notificaciones de deuda, variando el mensaje de forma automática según la cantidad de cuotas por servicio educativo que el estudiante adeude al momento de la emisión.
Creación de Textos
- En el menú lateral, diríjase a Sistema y Configuración y acceda a la sección "Textos de Notificaciones".
- Haga clic en el botón azul "+ Nuevo Registro".
- Complete los campos del formulario:
- Nombre del Texto: Una referencia interna para identificar el registro (ej. 4 cuotas o más).
- Cuotas: Indique el número exacto de cuotas adeudadas que disparará la selección de este texto.
- Contenido: Redacte el cuerpo del mensaje utilizando el editor de texto enriquecido.
- Haga clic en "Guardar Registro".
Administración de Registros
Desde el listado principal, puede gestionar los textos previamente configurados mediante los botones de la columna de acciones:
- Editar (botón amarillo): Permite actualizar el nombre, la cantidad de cuotas o el contenido del mensaje.
- Eliminar (botón rojo): Da de baja el registro seleccionado, eliminándolo del sistema tras una confirmación de seguridad.
Video Tutorial: Textos de Notificaciones
Gestión de Proveedores y Bancos
El sistema permite preconfigurar entidades financieras y comerciales. Estos registros agilizan la operatoria diaria, ya que luego podrán ser seleccionados rápidamente en otros módulos, como al registrar un movimiento de caja o al cobrar una cuota con cheque.
Gestión de Proveedores
- En el menú lateral, diríjase a Sistema y Configuración y acceda a la sección "Proveedores".
- Haga clic en "+ Nuevo Registro".
- Complete el formulario con el Nombre o Razón Social (ej. Librería La Principal) y una Descripción o Rubro (ej. Artículos de librería en general).
- Haga clic en "Guardar". El proveedor quedará disponible para ser vinculado en los Egresos Manuales de Caja.
Gestión de Bancos
- Desde el panel de Sistema y Configuración, ingrese a la sección "Bancos".
- Haga clic en "+ Nuevo Registro".
- Ingrese el Nombre del Banco (ej. Banco de la Prov. de Mendoza).
- Haga clic en "Guardar Banco". Esta entidad ahora podrá ser seleccionada cuando se registren pagos realizados con cheque, tanto en cobranzas de alumnos como en movimientos manuales.
Administración (Edición y Baja)
Tanto en el listado de Proveedores como en el de Bancos, usted puede utilizar el buscador para localizar un registro específico. Desde la columna de acciones:
- Editar (botón amarillo): Permite modificar el nombre de la entidad o cambiar su estado a "Inactivo" (Baja) si ya no se opera con ella.
- Eliminar (botón rojo): En el caso de los proveedores, permite borrar el registro de forma permanente.