Repositorio de Documentos
El repositorio es un espacio de almacenamiento centralizado para compartir archivos y documentación dentro de la institución. Todos los usuarios tienen acceso a esta sección para visualizar y descargar los archivos que les han sido habilitados[cite: 1].
Permisos de Publicación
Importante: Aunque todos los usuarios pueden acceder al repositorio, la posibilidad de cargar o publicar nuevos documentos depende estrictamente de los permisos asignados a su rol[cite: 1]. Si no cuenta con este permiso, la opción de "Publicar archivo" no estará disponible.
Publicar un Nuevo Documento
Para aquellos usuarios con permisos de publicación, el proceso es el siguiente:
- Acceda a la sección Repositorio desde el menú lateral y haga clic en "Publicar archivo"[cite: 1].
- En la pantalla de carga, complete el título y una descripción clara del documento[cite: 1].
- Seleccione el archivo a subir desde su computadora (se admiten formatos como PDF, Word, Excel)[cite: 1].
- En el panel de la derecha, seleccione los roles o áreas (ej. Administración, Preceptoría, Docentes) que tendrán permiso para visualizar este documento en particular[cite: 1].
- Haga clic en "Subir Documento". Una vez cargado, el archivo estará disponible para los roles seleccionados[cite: 1].
Video Tutorial: Uso del Repositorio
Gestión de Requerimientos
El módulo de Requerimientos permite crear, asignar y realizar el seguimiento de solicitudes o tareas internas[cite: 1].
Importante: Las opciones disponibles en esta pantalla, así como la capacidad de crear, visualizar o gestionar requerimientos, pueden variar dependiendo de los permisos asignados a su usuario.
Creación de un Requerimiento
- Acceda a la sección Requerimientos desde el menú lateral y haga clic en el botón "Nuevo Registro"[cite: 1].
- Complete el formulario especificando el tipo de requerimiento, la prioridad, la fecha límite, el título y el detalle completo de la solicitud[cite: 1].
- Opcionalmente, puede asignar la tarea a un usuario específico desde el mismo formulario antes de hacer clic en guardar[cite: 1].
Seguimiento y Registro de Avances
- Desde el listado general, ingrese a un requerimiento específico para visualizar su Bitácora de Eventos, donde se detalla todo el historial y la trazabilidad de la solicitud[cite: 1].
- En el panel lateral derecho, utilice la opción "Agregar Novedad" para actualizar el estado del requerimiento (por ejemplo, pasarlo de "Pendiente" a "En Proceso" o "Finalizado")[cite: 1]. En este espacio también puede reasignar la tarea, añadir detalles de la acción realizada y adjuntar archivos[cite: 1].
- Una vez que el requerimiento se actualiza al estado "Finalizado", el sistema lo marca como un requerimiento cerrado y bloquea la posibilidad de agregar nuevas novedades[cite: 1].
Video Tutorial: Gestión y Seguimiento de Requerimientos
Calendario y Agenda de Eventos
El calendario institucional es una herramienta integral para la organización del tiempo, accesible desde el menú principal lateral[cite: 1]. En él se reflejan tanto las citas agendadas manualmente como algunas actividades automáticas registradas por el sistema[cite: 1].
Importante: Al igual que en las demás funcionalidades, la visualización de eventos y la capacidad de agendar o compartir citas están sujetas a los permisos del rol de cada usuario[cite: 1].
Agendar desde el Calendario Principal
- Ingrese a la sección Calendario desde el menú lateral[cite: 1].
- Haga clic en el botón "Agendar Evento"[cite: 1].
- Complete los detalles: título, fecha de inicio y fin, y seleccione un color de etiqueta[cite: 1].
- Eventos Compartidos: Dependiendo de sus permisos, puede hacer que el evento sea visible para otros[cite: 1]. Por ejemplo, puede seleccionar usuarios específicos o roles completos (como "Preceptoría" y "Dirección Secundaria") para una reunión de personal. Solo ellos verán el evento en sus respectivos calendarios[cite: 1].
- Al guardar, el evento se mostrará en la cuadrícula mensual[cite: 1].
Registro Rápido desde la Pantalla de Inicio
Para tareas más dinámicas, como asentar un llamado telefónico o un contacto imprevisto que ocurre en el momento, puede utilizar el panel de la pantalla principal:
- En la pantalla de Inicio, ubique el panel "Agenda y Eventos del Día" y haga clic en "+ Agendar"[cite: 1].
- El sistema abrirá una ventana simplificada para cargar rápidamente el título, la hora de inicio, la duración y la etiqueta[cite: 1].
- Este registro se añadirá inmediatamente al listado del día y quedará asentado en el calendario general[cite: 1].